Die Form der schriftlichen Bewerbung und Alternativen

Ihre Bewerbungsstrategie, in Form der Unterlagen, muss nicht nur gelesen sondern verstanden werden; und sie muss zum Unternehmen passen. Eine gute, an die Stellenanzeige oder Wunschfunktion angepasste und erstellte Bewerbungsmappe besteht daher heute aus den folgenden Teilen:

• Anschreiben
• innovativer Lebenslauf
• Kompetenzprofil
• Arbeitszeugnisse, grundsätzlich alle, mindestens jedoch die der letzten 10 Jahren. Als Führungskraft sollte man auch zwei oder drei gute Referenzen beifügen können.
• Diplom(e) bzw. Diploma Supplement und Transcript of Records und/oder Berufsausbildungszeugnis(se).

 Verzichten Sie auf ein Deckblatt mit Ihrem Bild. Dies ist nur eine Leerinformation, die den Entscheider beim Blättern und Lesen eher stört. Denn es enthält keine Informationen, die sich nicht auch an anderer Stelle finden. Das Foto gehört auch heute noch auf den Lebenslauf, trotz Allgemeinem Gleichbehandlungs-gesetz (AGG), denn spätestens im Vorstellungsgespräch würde man Sie sowieso sehen.

Fortbildungsbestätigungen und -zertifikate, universitäre Scheine, ganze Diplom- oder Hausarbeiten legt man heute nicht mehr bei.

Die Wirkung der richtigen Gestaltung der Bewerbungsunterlagen sollte nicht unterschätzt werden. Denn in einer Befragung antworteten Personalchefs zur Qualität der Bewerbungen (Quelle karriere 2007):
Nur 20 % sind gut, 45 % allenfalls akzeptabel und 35 % sind unbefriedigend.

Gestaltung der Bewerbungsmappe

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen nicht nur verstanden, sondern vor allem auch gehandhabt werden können. Halten Sie sich daher besser an Standards:

• handhabbare Kunststoffmappe, DIN A4, mit Klarsichtdeckel, die von selbst aufgeschlagen bleibt
• keinesfalls eine "undurchsichtige", aufklappbare 3-teilige Pappmappe
• weißes oder nur leicht getöntes, gutes Papier mit 90 bis 100 g/m², auch für die Kopien
• alle selbst erstellten Dokumente tragen Ihren Namen, Anschrift und Erreichbarkeit
• einheitliches Layout mit gleicher Schrifttype für alle selbsterstellten Seiten
• keine Kursiv- und nur wenig Fettschrift, vielleicht ähnlich der des Zielunternehmens
• nutzen Sie für den Aufbau das gesamte Blatt und verwenden Sie eine einheitliche Schriftgröße von 9 bis 11 Pica
• orientieren Sie sich an der DIN 5008. Tipps finden Sie in der Wikipedia, Brief nach DIN 5008
• professionelles Foto vom Fotografen, warum nicht in s/w?, ca. 4,5 cm x 6 cm, keinesfalls aus dem Automaten
• sichern Sie sich alle Rechte an Ihrem Bild, dies vermeidet später Probleme wenn Sie es auf einer Website verwenden
• achten Sie auf gute Kopien Ihrer Zeugnisse, also keine schwarzen Ränder, Streifen oder schiefe Darstellung
• prüfen Sie mindestens zweimal, ob alle Unterlagen Ihre korrekten Daten zur Erreichbarkeit beinhalten
• zur Erreichbarkeit gehören heute ein Mobiltelefon und eine eigene E-Mail Adresse
• prüfen Sie mindestens dreimal Ihre Rechtschreibung.

Mit einer so gestalteten Bewerbungsmappe schaffen Sie den Sprung über die erste Hürde der Vorauswahl. Den Briefumschlag kann gerne eine Sonderbriefmarke zieren, keinesfalls aber ein Einschreibenvermerk.

Alternativen zur schriftlichen Bewerbung

Eine E-Mail als Alternative zum Postweg?

Eine E-Mail mit angehängten Bewerbungsunterlagen wird heute schon häufig gewünscht. Aber eben erst 39 % der Unternehmen akzeptieren Ihre Unterlagen in Form einer E-Mail oder per Webformular, 44 % wünschen sich noch immer die Papierform (Quelle BITKOM, Mai 2011). Finden Sie keine Hinweise, dann erkundigen Sie sich lieber in der Personal- oder Fachabteilung.

Wenn ja, dann konvertieren Sie alle Unterlagen in der entsprechenden Reihenfolge, einschließlich des Anschreibens, in nur ein PDF. Wie Sie das technisch umsetzen, lesen Sie rechts. Ihre E-Mail-Bewerbung unterscheidet sich damit nur durch die Versendungsform, nicht aber in ihrem Aussehen von einer schriftlichen Bewerbung. In den »Body« der E-Mail kommt nur der Bewerbungshinweis auf das Stellenangebot oder Ihr Nutzen und Ihr Name.

Denken Sie auch daran, diesem PDF einen vernünftigen Namen zu geben wie »Ihr_Name_Position.pdf«. Die Datei sollte nicht größer als 4 Megabyte sein. Und legen Sie sich eine E-Mail-Adresse zu, die mindestens Ihren vollen Nachnamen, statt »12345@xyz.net«, enthält und verzichten Sie auf Freemailer mit Werbebotschaften . Es ist eben schlicht auch eine Frage des Stils, ob Sie selbst als Nummer gesehen werden wollen. Auch das Verschlüsseln von E-Mails ist derzeit noch keine gute Lösung.

Sie haben Ihre E-Mail-Adresse von einem der vielen Freemail-Anbieter wie GMX, Google-Mail oder Arcor? Dann versenden Sie Ihre Bewerbung keinesfalls über das Web-Frontend, also über den Web-Browser. Jeder Freemail-Anbieter hängt dann Werbung an die E-Mail. Nutzen Sie zum Senden oder Empfangen besser einen E-Mail-Client wie Outlook oder den kostenlosen Thunderbird, dies lässt jeder dieser Anbieter auch zu.

 Verwenden Sie für Ihre Dokumente keine Komprimierungsprogramme (*.zip oder *.rar) oder packen diese sogar als selbstausführendes Programme (*.exe). Versenden Sie die Datei auch keinesfalls in einem der Office-Formate (*.doc. *.xls oder *.opd). Hier können unterschiedliche Programmversionen und Computereinstellungen beim Empfänger Ihr Dokument so verändern, dass Sie schon aus formalen Gründen ausscheiden. Da auch die Makro-Virengefahr häufig Microsoft-Produkte trifft, lassen manche Firmenserver den Empfang von Office Dateien nicht zu oder löschen kurzerhand Dokumente in diesen Formaten. In Open Office können Sie PDF's mit einem Knopfdruck erzeugen, Microsoft Office ab Version 2007 kann dies auch und für ältere Versionen gibt es kostenlose Erweiterungen (siehe Kostenlose Tipps für Ihre Bewerbung).

Der eigene Internetauftritt

Eine eigene Bewerberseite ins Internet zu stellen und zu pflegen ist grundsätzlich kein schlechter Ansatz. Sie vergeben aber die Chance, Ihren jeweiligen Nutzen für die beworbene Stelle oder Ihre Initiativbewerbung individuell darzustellen.

Versprechen Sie sich daher von der Veröffentlichung nicht zu viel. Alleine die Registrierung Ihrer Internetseite im Netz, damit sie »gegoogelt« werden kann, dauert darüber hinaus schon Monate.

Die Erstellung der Inhalte ist aber eine gute Übung, um Ihre Kompetenzen konzentriert darzustellen. Und mit einer eigenen Internetseite erhalten Sie von Ihrem Provider auch eigene E-Mail Adressen. Senden Sie aber keinesfalls eine E-Mail mit nur dem Link auf Ihre »Website« als Bewerbung.

Und achten Sie auf Ihre Beiträge und Ihr Verhalten in Internetforen, in Blogs, auf Twitter & Co. und auf Ihrer privaten »Website«. Denn das Netz vergisst nichts! Auch wenn Sie einen »Nickname« verwenden, Ihr wirklicher Name ist ermittelbar. Denn wie 57 % der KollegInnen und 49 % der Unternehmen, überprüfe ich Kandidaten auch über das Internet (Quelle BDU 10/2007 und BITKOM 11/2010)(Grafik).

Bewerbungsportale der Unternehmen

Zunehmend nutzen Unternehmen die Möglichkeiten des Internets und stellen auf ihre Seiten Online-Bewerbungsformulare. Sie korrekt und vollständig auszufüllen ist ein »muss«, wenn das Unternehmen nur über diesen Weg den Kontakt wünscht. Achten Sie insbesondere darauf, die Schlüsselbegriffe der angebotenen Stelle aufzugreifen, da häufig eine entsprechende interne Suchsoftware eingesetzt wird.

 Gerade bei der Online-Bewerbung sind Rechtschreibfehler »vorprogrammiert«. Nutzen Sie daher die technischen Möglichkeiten und installieren Sie entsprechende Rechtschreibprüfungs-Erweiterungen für Ihren Browser oder prüfen Sie vorher längere Texte mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm. Mit [Strg] + [C] können Sie diese ja dann ganz einfach kopieren und mit [Strg] + [V] wieder in das entsprechende Browserfeld einsetzen.

Online-Jobbörsen und soziale Netzwerke

Auch in gute, große Online-Jobbörsen oder Netzwerke sollten Sie Ihre Bewerbungsdaten einstellen. Überlegen Sie aber genau, was Sie dort hinterlegen, denn das Netz vergisst nichts. Einen Erfolg werden Sie nur erzielen, wenn Sie sich so präzise wie möglich mit Ihrem Nutzen dort einstellen.

Eine kleine Auswahl von Online-Jobbörsen und Kontaktnetzwerken um sein Profil zu hinterlegen, die auch von Arbeitgebern häufig abgefragt werden:

• Bundesagentur für Arbeit, das wohl umfangreichste Angebot
• Gigajob.de, eine Jobplattform für Unternehmen und Bewerber
• placement24, eine neue Plattform, die insbesondere Headhunter nutzen
•   Twitter, das schnellste 140 Zeichen Informations-Netzwerk
•   Facebook, eines der größten, eher privaten Kontaktnetzwerke
•   XING, Deutschlands größtes Business-Kontaktnetzwerk

und zunehmend

•  , das neue Kontaktnetzwerk

Ein absolutes »out« ist aber der automatisierte Versand, also ohne vorherige Rückfrage an Sie, Ihrer Daten aus Jobbörsen. Die Qualität ist von Ihnen nicht steuerbar. Von der fehlenden Möglichkeit, individuell auf das Stellenangebot reagieren und eingehen zu können, ganz zu schweigen.

Kreative Formen

Verzichten Sie auf Sonderformate Ihrer Unterlagen einschließlich Ihres Bewerbungsbildes, wenn Sie nicht gerade in einem grafischen oder künstlerischen Beruf arbeiten. Verzichten Sie auch darauf, Ihre Unterlagen in einem Präsentationsformat wie Powerpoint oder auf CD zu senden. Und auch auf eine persönliche Vorsprache ohne Termin oder die Zustellung Ihrer Bewerbung durch den Pizzadienst kommen in der Regel nicht gut an.

Verhalten der Unternehmen

Sie haben Ihre Unterlagen an das Wunschunternehmen verschickt und erhalten keine Antwort? Nach rund drei bis vier Wochen dürfen Sie nachfragen und sich auch in Erinnerung bringen.

Und wenn Sie nichts mehr hören? Ärgern Sie sich nicht! Leider nimmt die Zahl der Verantwortlichen in den Unternehmen zu, die weder einen Zwischenbescheid verschicken noch Ihnen Ihre Unterlagen zurücksenden. Die Kostensenkungsprogramme der letzten Jahre sind wohl auch bei den Personalabteilungen nicht wirkungslos geblieben, denn der eigentlich stilvolle Umgang mit den potenziell zukünftigen Mitarbeitern nimmt in diesem Punkt spürbar ab.

Teil 6: Das Vorstellungsgespräch