Das Arbeitszeugnis – Struktur

Das Arbeitszeugnis ist im deutschsprachigen Raum ein wesentliches Bewerbungselement, verifiziert es doch die selbst erstellten Angaben des Bewerbers oder der Bewerberin aus Anschreibeninnovativem, erneuertem Lebenslauf und  Kompetenzprofil.

Es ist daher fachlich und außerfachlich vollständig, wohlwollend und trotzdem wahrheitsgetreu sowie diskriminierungsfrei und in deutscher Sprache zu erstellen. Denn nach ständiger Rechtsprechung dient es dem beruflichen Fortkommen.

Der Ersteller sollte sich daher an die folgende Struktur und die genannten Grundelemente halten.

Um es besser lesbar zu halten sind die Textbeispiele hier nur in der männlichen Form gehalten, dies soll keine Diskriminierung von Frauen darstellen.

Angaben zur Person

Mit Eintrittsdatum (das Austrittsdatum gehört in den Abschnitt Beendigungsgrund) sowie der Funktions- oder Stellenbezeichnung; gegebenenfalls kann hier bereits der weitere Entwicklungsweg im Unternehmen aufgezeigt werden:

Herr (akademischer Grad / Titel Vorname Nachname), geboren am (...) in (...) trat am (...) als (...) in unser/e Unternehmen / Firma ein. Ab dem (...) ernannten wir ihn zum (...).

Unternehmen

Hier folgt eine kurze Beschreibung des Unternehmens. Da der Leser nicht jede Firma kennen kann, lässt diese Angabe Rückschlüsse auf die Wertigkeit der nachfolgenden Beschreibungen zu und ist nicht nur eine Eigenwerbung.

Aufgabeninhalte

Beschreibung des Arbeitsplatzes oder der Funktionen mit jeweiligem Inhalt des Aufgabengebietes und Verantwortungsbereiches sowie zum Beispiel der Größe der Umsatzverantwortung, der unterstellten Mitarbeiter, usw. Wenn man die Entwicklung oder Beförderungen nicht bereits im ersten Abschnitt unter »Angaben zur Person« vorgenommen hat, wird sie hier eingefügt. In diesem Abschnitt werden nur Sachinformationen mitgeteilt und keine Wertung vorgenommen:

Das Aufgabengebiet von Herrn (...) bestand / umfasste (...). Die Tätigkeit von Herrn (...) bestand vorwiegend / überwiegend (...). Die Hauptaufgaben von Herrn (...) waren (...).

Leistung

Grafik Warnung In diesem Abschnitt erfolgt dann die Leistungsbeschreibung mit den nachstehenden Kriterien. Achten Sie hier insbesondere darauf, dass die Beschreibung auch erzielte Ergebnisse und Erfolge enthält:

  • Fachwissen nach Inhalt, Umfang, Tiefe und seiner Anwendungsfähigkeit
  • Arbeitsbefähigung; dem Können wie Denkvermögen, Problemlösungsfähigkeit, Kreativität
  • Arbeitsbereitschaft; dem Wollen wie Motivation, Engagement, Einsatzwillen
  • Arbeitsvermögen mit Ausdauer, Belastbarkeit, Anpassungsfähigkeit, Urteils- und Entscheidungsvermögen, Durchsetzungsvermögen
  • Arbeitsweise wie Arbeitsstil, Systematik, Selbstständigkeit, Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Arbeitstempo, Verantwortungfähigkeit, Vertrauenswürdigkeit, Loyalität zum Unternehmen
  • Arbeitsergebnissen; dem Erfolg mit Qualität, Quantität, Zielrerreichung, Entwicklungs- und Lernfähigkeit sowie dem Potenzial.

Bewertungsbeispiele finden Sie unter Notenstufen.

Fortbildungsinitiative

Lebenslanges Lernen ist heute eine absolute Notwendigkeit. Es muss daher auch im Arbeitszeugnis seinen Nachweis finden.

Besonders begrüßten wir das Bestreben von Herrn (...), sich durch den Besuch von Fachkursen und durch die Nutzung anderer Fortbildungsmöglichkeiten über die neueren Entwicklungen zu informieren und sich mit dem gegenwärtigen Erkenntnisstand seines Fachgebietes vertraut zu machen. Das jeweils erworbene Wissen setzte er (stets) optimal ein / um.

Führungsfähigkeit und -verhalten (bei Führungskräften oder Projektleitern)

Grundsätzlich sollte die Führungsleistung in den drei wesentlichsten Punkten beschrieben werden:

Die Art und den Umfang der Führungsleistung:
Er führte eine Anzahl von ... Mitarbeitern, die in den Bereichen ... eingesetzt waren. Er sorgte neben Einstellung und effektiver Einarbeitung erfolgreich für deren ständige Aus- und Weiterbildung und Förderung.

Das Durchsetzungsvermögen, da fehlende Durchsetzungskraft als Zeichen von Führungsschwäche gewertet werden könnte:
Die Führung seiner Mitarbeitern stellte hohe Anforderungen an ihn. Er hat alle Disziplinarfragen auf Grund seines stets angemessenen Durchsetzungsvermögen immer sehr gut gelöst.

Dem Führungserfolg:
Positive Ergebnisse wie z. B. die Senkung der Fluktuationsrate, ein Rückgang der Fehlzeiten, die Entwicklung eines guten Betriebsklimas, eine erhöhte Motivation und Leistung der Mitarbeiter und ähnliches sind hier anzugeben:
Herr (...) führte (...) Mitarbeiter, die in den Bereichen (...) eingesetzt waren. Er sorgte neben einer effektiver Einarbeitung erfolgreich für deren ständige Aus- und Fortbildung und förderte sie stets.
Unter der Leitung von Herrn (...). haben sich Leistung und Teamgeist in seinem Verantwortungsbereich innerhalb sehr kurzer Zeit sehr stark zum Positiven entwickelt.
Herr (...) vermochte sich aufgrund seiner natürlichen Autorität und seines ausgeprägten Gerechtigkeitssinns auch in schwierigen Situationen durchzusetzen. Seine Führungsqualitäten erleichterten ihm die Aufgabe, seine Mitarbeiter zu motivieren und verantwortlich zu führen und ihnen die Unternehmenszielsetzung/Führungszusammenhänge transparent zu machen.

Sozial- und Kommunikationsverhalten

Hier wird das Verhalten gegenüber Führungskräften, den Mitarbeitern und Kollegen sowie den Außenkontakten wie Kunden, Lieferanten und Gästen beschrieben.

Das Verhalten von Herrn (...) gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern war stets/immer einwandfrei.
Die persönliche Führung und das Verhalten von Herrn (...) gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitern und nach Außen war stets sicher und jederzeit einwandfrei.
Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern war immer einwandfrei. Herr (...) wurde nicht nur aufgrund seiner fachlichen Kompetenz, sondern auch seiner ruhigen, sachlichen und stets situativ angepassten Kommunikation von allen gleichermaßen geschätzt.

Vertrauenswürdigkeit

Hierzu zählen Integrität, Loyalität, Diskretion, Kompromissbereitschaft, Durchsetzungsvermögen. Ein Punkt, der gerade für kaufmännische Tätigkeiten und bei Führungskräften nicht vergessen werde sollte.

Wir haben in Herrn (...) eine(n) äußerst vertrauenswürdigen Mitarbeiter/Führungskraft kennen gelernt.
Er war stets loyal und genoss unser uneingeschränktes Vertrauen.

Beendigungs- oder Kündigungsgrund

Ein ebenso wichtiger Punkt, der in keinem Zeugnis fehlen sollte.

Herr (...) verlässt uns auf eigenen Wunsch zum (...) Wir bedauern, eine(n) so tüchtigen Mitarbeiter/Führungskraft zu verlieren.
Herr (...) hat das Beschäftigungsverhältnis ordnungsgemäß zum heutigen Tag gekündigt, was wir (sehr) bedauern.
Wir bedauern sein Ausscheiden zum Ablauf der befristeten Vertragszeit sehr und wünschen ihm persönliche alles Gute und für die berufliche Zukunft weiterhin viel Erfolg.
Wir sehen uns wegen Geschäftsaufgabe / aufgrund der konjunkturellen Situation leider nicht der Lage, Herrn (...) weiter zu beschäftigen, und mussten das Arbeitsverhältnis aus betriebsbedingten Gründen zum (...) kündigen, (was wir sehr bedauern).

Grafik Warnung Hinweis: Fehlt an dieser Stelle das Bedauern, könnte es möglicherweise andere Gründe für die Beendigung geben. Fehlt bei Erfolg das »weiterhin«, war die Leistung vielleicht doch nicht so gut.

Abschließender Dank und Glückwunschformel

Auf eine gute und umfangreiche Abschlussformel besteht kein Rechtsanspruch, insbesondere nicht auf Dank (so das BAG, Urteil vom 11.12.2012 - 9 AZR 227/11), er gehört aber heute zum guten Ton. Auch bei Zwischenzeugnissen sollte man guten Mitarbeitern den bisherigen Dank, und ergänzt um den Wunsch nach einer weiteren (sehr) guten Zusammenarbeit, aussprechen.

Wir danken Herrn (...) für die jahrelange gute und erfolgreiche Zusammenarbeit und wünschen ihm auch für seinen weiteren Lebensweg alles Gute und beruflich viel Erfolg.
Wir danken ihm für die (sehr) gute Zusammenarbeit und wünschen ihm privat alles Gute und beruflich weiterhin viel Erfolg.

Grafik Warnung Die »Notenstufe« im Abschlussteil darf nicht schlechter oder besser sein, als die Summe der Einzelbewertungen in den einzelnen Abschnitten sonst wird das Zeugnis entwertet.

Datum und Unterschrift

Das Zeugnis sollte stets das Datum des rechtlichen Endes der Beschäftigung erhalten. Dies vermeidet bei einer verspäteten Ausstellung Rückfragen durch den neuen Arbeitgeber. Es trägt in kleineren Firmen die Unterschrift des Eigentümers oder Geschäftsführers und in größeren Unternehmen zwei Unterschriften, ergänzt um die jeweilige Funktionsbezeichnung.

Der zusammenfassende Blick

Die drei wesentlichsten Punkte sollte man im Blick haben:

  • Werden, eigentlich notwendige, Beschreibungen vermiss?
  • Passt die »Endnote« aus der Schlußformel mit Beendigungsgrund, Bedauern und Dank zu den »Einzelnoten« aus Leistung und Verhalten?
  • Passt der Gesamt- und Einzelumfang zu den beschrieben Funktionen und der Person.

Nur wenn das Arbeitszeugnis in seiner Gesamtheit ein stimmiges Bild ergibt, dann erlaubt es eine schlüssige Aussage zur Person.

Teil 3: Benotung im Arbeitszeugnis

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